Virtueel vergaderen 101

Een paar weken geleden zaten we met ons bedrijf nog in onze prachtige vergaderlocatie Utrecht, en een week daarvoor nog in de (net zo mooie) vergaderlocatie Den Bosch. Maar nu, in deze gekke tijden, is fysiek vergaderen tijdelijk geen optie, dus moeten we virtueel verder met z’n allen. Hoe doe je dat, hoor ik je vragen, succesvol online vergaderen? Lees deze blog en je weet het!

Ten eerste

Een hele belangrijke eerste stap is het minimaliseren van afleiding. Als je met z’n allen in dezelfde ruimte bent is het niet mogelijk om even door je Facebook wall te scrollen, of een appje te sturen naar je vriendin. Maar zodra je in een virtuele werkomgeving bent, met al het comfort van je eigen huis (en je laptop voor je neus) is het opeens erg makkelijk en verleidelijk om even snel door een pagina heen te scrollen of even snel iets anders te doen, wat de vergadering vertraagt voor iedereen. Jij hebt het misschien niet door, maar je collega’s wel. Hoe je dit oplost is vrij simpel: stel duidelijke regels voor de vergadering. Iedereen heeft een koptelefoon, iedereen zorgt dat hij/zij van tevoren drinken en eventueel eten heeft, en iedereen houdt zijn handen verder van het toetsenbord (als dat nodig is). Communiceer hierover ook goed met je team. Regels die samen gemaakt zijn, worden sneller gevolgd.

Ten tweede

Ook is het belangrijk om, ook al zit je niet in je favoriete vergaderlocatie Utrecht of vergaderlocatie Den Bosch, een duidelijk plan te maken over wat je gaat doen. Het is ergens, met een virtuele vergadering, juist nog belangrijker dat je dit goed voor ogen hebt. Maak vantevoren een schema over wat er allemaal te bespreken valt, en laat je collega’s ook schema’s of lijstjes opstellen (en eventueel delen) met dingen die zij willen bespreken. Zo zorg je dat er niks vergeten wordt, maar dat je ook niet doelloos lang over hetzelfde onderwerp aan het praten bent.

Ten derde

Een laatste, gouden tip voor virtueel vergaderen (en dan specifiek virtueel vergaderen zonder al teveel irritaties) is accepteren dat je geen controle hebt. Internetverbindingen kunnen niet goed functioneren, iemands microfoon kan kapot zijn, etc. Er kunnen normaalgesproken al dingen mis gaan, en bij een virtuele vergadering komen daar nog zo’n honderd dingen bij. Probeer dit te accepteren en hier ook een soort rust in te vinden, dan zal je virtuele vergadering je een stuk makkelijker af gaan.

Door het volgen van deze tips en vooral goed te communiceren met elkaar, komt je virtuele vergadering helemaal goed! Succes en vergader ze!