Een paar weken geleden zaten we met ons bedrijf nog in onze prachtige vergaderlocatie Utrecht, en een week daarvoor nog in de (net zo mooie) vergaderlocatie Den Bosch. Maar nu, in deze gekke tijden, is fysiek vergaderen tijdelijk geen optie, dus moeten we virtueel verder met z’n allen. Hoe doe je dat, hoor ik je vragen, succesvol online vergaderen? Lees deze blog en je weet het!

Ten eerste

Een hele belangrijke eerste stap is het minimaliseren van afleiding. Als je met z’n allen in dezelfde ruimte bent is het niet mogelijk om even door je Facebook wall te scrollen, of een appje te sturen naar je vriendin. Maar zodra je in een virtuele werkomgeving bent, met al het comfort van je eigen huis (en je laptop voor je neus) is het opeens erg makkelijk en verleidelijk om even snel door een pagina heen te scrollen of even snel iets anders te doen, wat de vergadering vertraagt voor iedereen. Jij hebt het misschien niet door, maar je collega’s wel. Hoe je dit oplost is vrij simpel: stel duidelijke regels voor de vergadering. Iedereen heeft een koptelefoon, iedereen zorgt dat hij/zij van tevoren drinken en eventueel eten heeft, en iedereen houdt zijn handen verder van het toetsenbord (als dat nodig is). Communiceer hierover ook goed met je team. Regels die samen gemaakt zijn, worden sneller gevolgd.

Ten tweede

Ook is het belangrijk om, ook al zit je niet in je favoriete vergaderlocatie Utrecht of vergaderlocatie Den Bosch, een duidelijk plan te maken over wat je gaat doen. Het is ergens, met een virtuele vergadering, juist nog belangrijker dat je dit goed voor ogen hebt. Maak vantevoren een schema over wat er allemaal te bespreken valt, en laat je collega’s ook schema’s of lijstjes opstellen (en eventueel delen) met dingen die zij willen bespreken. Zo zorg je dat er niks vergeten wordt, maar dat je ook niet doelloos lang over hetzelfde onderwerp aan het praten bent.

Ten derde

Een laatste, gouden tip voor virtueel vergaderen (en dan specifiek virtueel vergaderen zonder al teveel irritaties) is accepteren dat je geen controle hebt. Internetverbindingen kunnen niet goed functioneren, iemands microfoon kan kapot zijn, etc. Er kunnen normaalgesproken al dingen mis gaan, en bij een virtuele vergadering komen daar nog zo’n honderd dingen bij. Probeer dit te accepteren en hier ook een soort rust in te vinden, dan zal je virtuele vergadering je een stuk makkelijker af gaan.

Door het volgen van deze tips en vooral goed te communiceren met elkaar, komt je virtuele vergadering helemaal goed! Succes en vergader ze!

Een leven lang leren, dit motto horen we steeds vaker voorbij komen en is ons al vroeg bijgebracht. Als we een goede baan willen vinden zullen we een goede opleiding moeten volgen. Het liefst eentje of hbo-niveau of zelfs een universitaire studie. Toch is niet ieder mens gemaakt om te leren. Omdat ze dom zijn? Nee, zeker niet omdat ze dom zijn! Sommige mensen voelen zich gewoon niet thuis in de schoolbanken met een boek onder hun neus. Deze mensen leren door middel van dingen doen. Dit zijn praktijkgerichte mensen die onvoldoende gemotiveerd zijn om naar school te gaan. Maar kunnen deze mensen dan wel werken? Die vraag beantwoorden we graag voor je.

Werken zonder diploma is mogelijk

Om meteen maar met de deur in huis te vallen.. Ja, werken zonder diploma is zeker mogelijk! Maar waarom staan er dan bij veel vacatures dat ze op zoek naar iemand met een mbo-, hbo-, of universitaire opleiding? Omdat je voor deze banen wel een diploma nodig hebt. In het algemeen zien bedrijven inderdaad graag dat je een diploma op zak hebt. In dit geval weten ze namelijk dat je de basisstof beheerst maar het hoeft niet meteen te betekenen dat je veel beter bent dan iemand die geen diploma heeft. Sommige mensen zijn zo gepassioneerd over een bepaald vak dat ze zichzelf allemaal dingen hebben aangeleerd met als gevolg dat ze soms nog beter dit beroep kunnen uitoefen dan jou. De enige grote uitdaging hierin is dat zo’n persoon zichzelf wel moet bewijzen bij een bedrijf en met een hele goede sollicitatiebrief moet komen.

Werken en leren

Tegenwoordig kun je bij veel (praktische) bedrijven ook het werken combineren met een studie. Hierbij werk je bijvoorbeeld 4 dagen in de week en ga je een dag in de week naar school of volg je een thuisstudie. Op het moment dat je gaat werken heb je dus geen diploma nodig. Deze haal je in de loop der jaren. Als je het via deze weg aanpakt heb je uiteindelijk toch nog een diploma. Veel mensen kunnen zich hiervoor wel motiveren omdat leren in dit geval maar 20% van de tijd in beslag neemt tegenover 80% werken en doen wat ze leuk vinden.

Een eigen bedrijf

Wil jij graag een eigen bedrijf oprichten? Ook daar heb je geen diploma voor nodig. Oke, het kan wel erg handig zijn maar als jij een online webshop wil oprichten zonder daar een opleiding voor gedaan te hebben kan dat prima. Je wilt jezelf uiteraard wel moeten informeren over het proces zodat je niet tegen de lamp loopt en waardevolle informatie mist.

Bij het woord ‘live chat’ denk ik aan allerlei dingen, behalve een online klantenservice. Live chats werden in mijn tijd nog gebruikt om met bekenden of juist met vreemden te kletsen via het internet. Ook had je datingpagina’s waarbij je geliefden kon vinden via zo’n online platform. Toch heb ik laatst een nieuwe variant van de live chat ontdekt. Je kunt nu ook praten met een medewerker van een website die je bezoekt via zo’n chat. Deze beantwoord direct je vragen, wat superhandig is. Eerst stuurde ik nog wel eens via facebook een bericht naar een winkel. Bijvoorbeeld winkels die alleen online of in het buitenland zitten, via mail hun bereiken duurt eindeloos. Via facebook kon je deze bedrijven dan, als ze die optie en überhaupt een pagina hebben, bereiken. Hier kon ik dan terecht met vragen, maar ook klanten. Nu kan dit dus ook direct via de websites, en hoeft het niet via facebook! Ik vind dit zo handig! Nu als ik een probleem of vraag heb hoef ik simpel alleen maar naar de website te gaan. Hopelijk gaan snel meer websites deze functie instellen. Dan hoef ik niet meer lange mails te sturen en lang te wachten op antwoorden.

Waarom zo’n chat nou zo handig is

Er zijn verschillende redenen waarom zo’n live chat nou handig is. De eerste is efficiëntie. Voor mij als klant werkt het veel sneller om online een bericht te sturen, en dan direct antwoord te krijgen of even kort te moeten wachten (bijvoorbeeld een dag op antwoord). Ook voor het bedrijf werkt dit waarschijnlijk efficiënter dan stuk voor stuk lange e-mails te lezen en te beantwoorden. Mensen zijn toch geneigd om korter te praten via zo’n chat dan via e-mail. Het is ook beter voor het geduld van mensen, door ze snel te beantwoorden voelt het alsof ze meer serieus genomen worden. Bovendien hoeven mensen ook niet meer lang in de telefoonrij te staan met een vraag. Zo kan de telefoon helpdesk functie van een bedrijf meer optimaal gebruikt worden door mensen die echt telefoon assistentie nodig hebben. Dan staan mensen niet lang in de wachtrij voor een kleine vraag, en is dat beter voor zowel de klant als voor de medewerker. Ook is het fijn voor de klant om terug te kunnen lezen wat hij daadwerkelijk heeft gevraagd, en waar hij daadwerkelijk antwoord op heeft gekregen. Ook kan hij zo de antwoorden er makkelijk weer even bij pakken. Een live chat is dus zowel makkelijker voor de medewerker als voor de klant, ideaal dus!